El mundo de la organización de los eventos ha evolucionado muchísimo en los últimos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo, los conocimientos básicos para llevar a cabo un evento y las normas y tradiciones que se aplicaban hasta hoy ya no son suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de celebración. Por ello, es importante aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y teorías obsoletas para meterse de lleno por los derroteros de la comunicación, el diseño, las nuevas tecnologías, la producción, la arquitectura de los escenarios o la escenografía, las cuales marcan pautas imprescindibles para conseguir los objetivos que en estos tiempos buscan las instituciones, ya sean públicas o privadas, cuando organizan sus actos.

El protocolo

Lo que sí resulta una realidad indiscutible es que la logística de eventos se propone conceptualizar lo que en la actualidad es protocolo, tratando de hacer ver a diversos grupos sociales que este término no tiene nada de peyorativo, demostrando que es una disciplina como tal. La proyección, el desarrollo de los preparativos y la puesta en marcha de todo tipo de eventos es de suma importancia en la actualidad. La importancia de la imagen, el diseño y la escenografía, en definitiva, de la proyección exterior en la organización y gestión de eventos en cualquier ámbito de la sociedad (empresarial, cultural, político, oficial o social), obligan a plantear la necesidad de crear empresas especializadas de alto nivel en estas disciplinas capaces de gestionar y diseñar de manera multidisciplinar cualquier evento.

La organización de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

LOS PROGRAMAS RECREATIVOS

Eventos recreativos

Significado:
la recreación se objetiva en la realidad circundante por medio de prácticas específicas denominadas actividades recreativas o recreaciones; estas son llevadas a cabo por sectores de la sociedad en diferente grado, intensidad y bajo condiciones de materiales. a estas actividades se les denomina actividades recreativas tipo, y estas pueden ser aplicadas a toda clase de población. se le van a denominar eventos recreativos a las actividades recreativas tipo que tienen modificaciones y adaptaciones que son llevadas a cabo con la población infantil y juvenil por lo que son simulaciones de los eventos de recreación que se hacen con la población adulta.

sugerencias para su administración
En tres etapas se resume el proceso administrativo que permite la aplicación de un evento recreativo:
a) Preparación
b) Realización
c) Evaluación

A) Preparación
• elaboración del plan, programa o proyecto: objetivos, temas, recursos, horarios, fechas, lugar, requisitos, etc.
• promoción: diseño, reproducción, distribución del tríptico, cartel o invitación.
• inscripción de los participantes
• integración de recursos materiales, técnicos y humanos.
• asignación de responsabilidades al personal.

B) Realización
• se refiere a la operación o ejecución del evento, por ello es conveniente tomar en cuenta algunos aspectos:
1. dirección de las actividades y animación de las mismas
2. coordinación de acciones
3. control de la ejecución y detección de desviaciones para instaurar medidas correctivas. 

C) Evaluación
• comprende las formas de corroboración de los procesos y los resultados.
• recoger y guardar el material.
• dejar el sitio con la menor cantidad de indicios de la realización de la actividad.
• preparar y distribuir las constancias de participación.
• preparar el informe de la actividad que contemple número de asistentes y su regularidad, dificultades encontradas y la manera en que se solucionaron. los aciertos y las opiniones de los participantes.

Las 10 cosas que debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.

2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "Gamificación" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).

3. Conoce a tu público, adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. 

4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional calificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.

5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI).

6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.

7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.

8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.

10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

Las 10 cosas que no debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:

1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un café, etc., así que procura que la cuota de inscripción lo cubra todo.
2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.
3. No vayas demasiado lejos con la máxima de "hacer más con menos". Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.
4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.
5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.
7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera.
10. No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.